Roland Gareis im Interview zum Thema „Kommunikation statt Bürokratie“

Roland Gareis

Herr Gareis, Projektmanagement wird oft als übersteigerte Bürokratie, als übertriebener Formalismus kritisiert. Wie stehen Sie zu dieser Kritik?
Übertriebene Planung, übertriebener Dokumentationsaufwand sind nicht effizient und daher nicht gut. Die Frage stellt sich aber nach den diesbezüglichen Beurteilungskriterien. Wenn z.B. Transparenz oder Verantwortungsübernahme im Projekt nicht gewünscht ist, dann kann eine detaillierte Projektplanung oder eine klare Dokumentation der Zuständigkeiten schnell als nicht adäquat beurteilt werden. Basis für eine diesbezügliche Beurteilung stellen daher zu Grunde liegenden Managementwerte dar.

Wie sehen Sie daher den Zusammenhang zwischen Kommunikation und Dokumentation?
Die Kommunikation soll einen adäquaten Umgang mit der Komplexität im Projekt sichern. Daher ist weder zu viel noch zu wenig Kommunikation hilfreich. Die hohe Komplexität und Dynamik von Projekten erfordert eine Strukturierung und Nachvollziehbarkeit der erfolgten Kommunikationssituationen. Unterschiedliche Projektpläne und Protokolle unterstützen die Strukturierung der Kommunikation und sichern deren Nachvollziehbarkeit. Dadurch wird Komplexität reduziert und Verbindlichkeit hergestellt.

Wie sieht denn daher eine adäquate Projektkommunikation aus?
Projects deliver change! Daher ist zwischen der projektinternen Kommunikation und der Kommunikation mit jenen Stakeholdern, die von einem Change betroffen sind zu unterscheiden. Die projektinterne Kommunikation im Projektteam, in Subteams und mit den ProjektauftraggeberInnen soll häufig, professionell moderiert und unter Einsatz der Projektpläne zur Visualisierung erfolgen. Die Kommunikation mit den Stakeholdern hat situativ, im Detail geplant und vorbereitet zu erfolgen. In beiden Fällen sind sowohl Projektinhalte als auch der Prozess des Projektmanagement zu behandeln und sind adäquate Kommunikationsformate einzusetzen. Die sozialen Kompetenzen zur Lösung von Konflikten, zum Verhandeln, zum Moderieren und Präsentieren sind zu sichern.

 

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Internationale Managementkonferenz HAPPYPROJECTS 16, 12.05.2016