Fallstudie 10: Organisation eines 10-jährigen Jubiläums für Mitarbeiter

Das Unternehmen „All for One“ wurde vor 9 ½ Jahren gegründet und möchte in diesem Jahr für Mitarbeiter/innen eine Jubiläumsfeier organisieren.
Ein erstes Brainstorming hat ergeben, dass das 10-jährige Jubiläum aus Kostengründen in den Firmenräumlichkeiten stattfinden soll. Nach einer kurzen Ansprache des Geschäftsführers und der Überreichung einer Urkunde und eines kleinen Geschenks an Mitarbeiter/innen, die schon 10 Jahre dem Unternehmen angehören, sollen Getränke und ein kleines Buffet den Nachmittag abrunden.
Zusätzlich sollen die anderen Mitarbeiter/innen von „All for One“ motiviert werden, ebenso lange im Unternehmen zu bleiben. Dieses Jubiläum soll in der Mitarbeiterzeitung angekündigt werden, ein Betrag mit Foto der Jubilare soll sich nach dem Event in der gleichen Zeitung finden.
Frau Ziegel, die Assistentin des Geschäftsführers wird mit der Organisation und Durchführung des 10-jährigen Jubiläums von Ihrem Vorgesetzten beauftragt. Ein Vertreter der Personalabteilung und eine Vertreterin der Marketingabteilung sollen Frau Ziegel bei dem Projekt unterstützen.
Das Projekt hat eine Laufzeit von ca. 3 Monaten.

2. Vorgangsweise

Um einen Projektauftrag erteilen zu können, bedarf es der Erarbeitung einer ersten Projektmanagement-Dokumentation. Für die Erstellung der Projektmanagement-Dokumente sind ergänzende Annahmen zu treffen und im entsprechenden Detail in Stichworten zu formulieren, sodass diese auf Sinnhaftigkeit und Vollständigkeit geprüft werden können. Der Interpretation der erstellten Projektmanagement-Dokumente ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

3. Aufgabenstellung

• Beschreiben Sie die Projektziele. Verwenden Sie dafür bitte das Formular „Projektzieleplan“ und füllen Sie es möglichst vollständig aus.
• Entwerfen Sie eine Projekt-Umwelt-Graphik und interpretieren Sie diese. Definieren Sie konkrete Strategien und Maßnahmen zur Gestaltung von zwei ausgewählten Umweltbeziehungen. Verwenden Sie dafür die Formulare „Projekt-Umwelt-Analyse“ und „Umweltbeziehungen“.
• Entwerfen Sie einen phasenorientierten Projektstrukturplan (3 Ebenen).
• Entwickeln Sie ein Projektorganigramm und identifizieren Sie die wichtigsten Projektrollen. Bezeichnen Sie die Rollen projektspezifisch. Verwenden Sie dafür das Formular „Projektorganigramm“.
• Entwerfen Sie einen Meilensteinplan. Treffen Sie sinnvolle Annahmen für die Projekttermine. Als Hilfsmittel verwenden Sie bitte das Formular „Projektmeilensteinplan“.
• Entwerfen Sie einen Kostenplan auf Phasenebene. Treffen Sie sinnvolle Annahmen für die Mengengerüste und Verrechnungspreise. Als Hilfsmittel verwenden Sie bitte das Formular „Projektkostenplan“.