Fallstudie 3: Organisation einer Incentive Reise für Partner

1. Problemstellung

Der Automobilkonzern GTI veranstaltet jährlich eine Incentive-Reise für die besten Händlerbetriebe in Europa. Diese sollen eine angemessene Anerkennung für ihre geleistete Arbeit bekommen und es soll ihre Treue zum Unternehmen honoriert werden.
Nachdem die Ergebnisse des Vorjahres der Geschäftsleitung schon bekannt sind, hat man den jeweils besten Händlerbetrieb in jedem europäischen Land „gekürt“. Der Eigentümer und dessen Gattin werden an der Reise teilnehmen, die dieses Jahr nach England gehen soll.
Herr Generaldirektor Ferrari, CEO des Automobilkonzerns übergibt seinem Mitarbeiter Herrn Smart hierfür die Verantwortung und bittet Frau Opel und Herrn Golf, seine/n Sekretär/in ihn dabei zu unterstützen. Sie sollen alle Aufgaben, die die Reise betreffen koordinieren. Darunter fallen Aufgaben wie: Festlegung der Reiseroute, Buchung der Flüge, Organisation der Transfers, Auswahl und Buchung der Hotels, Gestaltung des Rahmenprogramms und ähnliches. Auch auf „Kleinigkeiten“ wie die Versendung der Reiseinformationen und der Tickets an die Teilnehmer sollte nicht vergessen werden.
Um dem britischen Regen etwas auszuweichen, soll die Incentive-Reise vom 2. bis zum 8. Mai stattfinden. Das Projekt soll nicht länger als drei Monate dauern.

2. Vorgangsweise

Um einen Projektauftrag erteilen zu können, bedarf es der Erarbeitung einer ersten Projektmanagement-Dokumentation. Für die Erstellung der Projektmanagement-Dokumente sind ergänzende Annahmen zu treffen und im entsprechenden Detail in Stichworten zu formulieren, sodass diese auf Sinnhaftigkeit und Vollständigkeit geprüft werden können. Der Interpretation der erstellten Projektmanagement-Dokumente ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

3. Aufgabenstellung

  • Beschreiben Sie die Projektziele. Verwenden Sie dafür bitte das Formular „Projektzieleplan“ und füllen Sie es möglichst vollständig aus.
  • Entwerfen Sie eine Projekt-Umwelt-Graphik und interpretieren Sie diese. Definieren Sie konkrete Strategien und Maßnahmen zur Gestaltung von zwei ausgewählten Umweltbeziehungen. Verwenden Sie dafür die Formulare „Projekt-Umwelt-Analyse“ und „Umweltbeziehungen“.
  • Entwerfen Sie einen phasenorientierten Projektstrukturplan (3 Ebenen).
  • Entwickeln Sie ein Projektorganigramm und identifizieren Sie die wichtigsten Projektrollen. Bezeichnen Sie die Rollen projektspezifisch. Verwenden Sie dafür das Formular „Projektorganigramm“.
  • Entwerfen Sie einen Meilensteinplan. Treffen Sie sinnvolle Annahmen für die Projekttermine. Als Hilfsmittel verwenden Sie bitte das Formular „Projektmeilensteinplan“.
  • Entwerfen Sie einen Kostenplan auf Phasenebene. Treffen Sie sinnvolle Annahmen für die Mengengerüste und Verrechnungspreise. Als Hilfsmittel verwenden Sie bitte das Formular „Projektkostenplan“.

4. Unterstützende Dokumente

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