Fallstudie 4: Organisation einer Firmenmesse

1. Problemstellung

Die Firma „Bio“ verkauft Bioprodukte aller Art. Das Produktportfolio umfasst Bio-Lebensmitteln, Bio-Möbel und Bio-Kleidung. Die Firma beschließt im Rahmen der Marketingsitzung Ende September, eine Firmenmesse zu organisieren. Bei dieser Messe sollen in erster Linie die Produkte der Firma „Bio“ ausgestellt und dem Publikum und potentiellen Kund/innen näher gebracht werden. Aber auch andere Firmen sollen eingeladen werden, im Rahmen dieser Messe auszustellen. Die Messe soll im Mai des darauf folgenden Jahres stattfinden.
Frau Berger soll sich dieses Projekts annehmen. Nachdem die Firmenmesse erstmalig stattfindet, müssen geeignete Räumlichkeiten befunden werden, ein Marketingkonzept ausgearbeitet werden und Lieferanten (Messestandbauer, Catering, etc.) gefunden werden. Darüber hinaus müssen andere Firmen, die Interesse an der Teilnahme an dieser Messe haben, akquiriert werden. Mindestens 5 Firmen müssen gefunden werden, damit sich die Messe finanziell rentiert.
Die Firmenmesse kann kostenlos besucht werden. Das Marketing soll breit angesetzt werden (TV-Werbung, Inserate in Zeitungen und thematischen Magazinen, etc.) Für alle anderen Ideen des Projektteams ist Frau Berger natürlich jederzeit offen.
Die Firmenmesse soll im Mai stattfinden, einen Tag lang dauern und mit einem Social Event abgeschlossen werden. Im Rahmen dieses Social Events sollen Aussteller und Teilnehmer/innen ein Bio-Buffet genießen und von einem Kabarettisten unterhalten werden.
Das Projekt soll nicht länger als neun Monate dauern.

2. Vorgangsweise

Um einen Projektauftrag erteilen zu können, bedarf es der Erarbeitung einer ersten Projektmanagement-Dokumentation. Für die Erstellung der Projektmanagement-Dokumente sind ergänzende Annahmen zu treffen und im entsprechenden Detail in Stichworten zu formulieren, sodass diese auf Sinnhaftigkeit und Vollständigkeit geprüft werden können. Der Interpretation der erstellten Projektmanagement-Dokumente ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

3. Aufgabenstellung

  • Beschreiben Sie die Projektziele. Verwenden Sie dafür bitte das Formular „Projektzieleplan“ und füllen Sie es möglichst vollständig aus.
  • Entwerfen Sie eine Projekt-Umwelt-Graphik und interpretieren Sie diese. Definieren Sie konkrete Strategien und Maßnahmen zur Gestaltung von zwei ausgewählten Umweltbeziehungen. Verwenden Sie dafür die Formulare „Projekt-Umwelt-Analyse“ und „Umweltbeziehungen“.
  • Entwerfen Sie einen phasenorientierten Projektstrukturplan (3 Ebenen).
  • Entwickeln Sie ein Projektorganigramm und identifizieren Sie die wichtigsten Projektrollen. Bezeichnen Sie die Rollen projektspezifisch. Verwenden Sie dafür das Formular „Projektorganigramm“.
  • Entwerfen Sie einen Meilensteinplan. Treffen Sie sinnvolle Annahmen für die Projekttermine. Als Hilfsmittel verwenden Sie bitte das Formular „Projektmeilensteinplan“.
  • Entwerfen Sie einen Kostenplan auf Phasenebene. Treffen Sie sinnvolle Annahmen für die Mengengerüste und Verrechnungspreise. Als Hilfsmittel verwenden Sie bitte das Formular „Projektkostenplan“.
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