Fallstudie 5: Organisation eines internen Charity-Flohmarktes

1. Problemstellung

Das Kunsthaus „Design“ organisiert einmal im Jahr im hauseigenen Hof einen Charity-Flohmarkt. Der Erlös des Flohmarkts soll dem Verein „Kunst für und mit Kindern“ zu Gute kommen. Die Präsidentin des Clubs – Frau Sing – bittet Herrn Huber die Organisation des Flohmarkts zu übernehmen. Auf dem Flohmarkt sollen Kunststücke von Künstler/innen, die sie freiwillig für diesen Flohmarkt zur Verfügung stellen, verkauft werden.
Das Equipment, das Marketing und das Buffet sollen auch heuer wieder über Sponsoren finanziert werden. Was die Organisation des Flohmarktes selbst betrifft, so fallen folgende Aufgaben an: Gestaltung und Versendung der Einladungen, Akquisition von Künstler/innen, die Kunststücke zur Verfügung stellen, Organisation der Verkaufsstände und des Buffets, etc.
Der Flohmarkt soll an einem Samstag von morgens bis nachmittags stattfinden. Für das Abendprogramm soll ein Buffet vorbereitet werden. Auch eine Band soll für die musikalische Unterhaltung sorgen. Als Höhepunkt des Abends soll das eingenommene Geld feierlich an die Präsidentin des Vereins „Kunst für und mit Kindern“ übergeben werden.
Der Flohmarkt findet immer im April statt. Im November des Vorjahres wird in der Regel mit der Planung begonnen.

2. Vorgangsweise

Um einen Projektauftrag erteilen zu können, bedarf es der Erarbeitung einer ersten Projektmanagement-Dokumentation. Für die Erstellung der Projektmanagement-Dokumente sind ergänzende Annahmen zu treffen und im entsprechenden Detail in Stichworten zu formulieren, sodass diese auf Sinnhaftigkeit und Vollständigkeit geprüft werden können. Der Interpretation der erstellten Projektmanagement-Dokumente ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

3. Aufgabenstellung

• Beschreiben Sie die Projektziele. Verwenden Sie dafür bitte das Formular „Projektzieleplan“ und füllen Sie es möglichst vollständig aus.
• Entwerfen Sie eine Projekt-Umwelt-Graphik und interpretieren Sie diese. Definieren Sie konkrete Strategien und Maßnahmen zur Gestaltung von zwei ausgewählten Umweltbeziehungen. Verwenden Sie dafür die Formulare „Projekt-Umwelt-Analyse“ und „Umweltbeziehungen“.
• Entwerfen Sie einen phasenorientierten Projektstrukturplan (3 Ebenen).
• Entwickeln Sie ein Projektorganigramm und identifizieren Sie die wichtigsten Projektrollen. Bezeichnen Sie die Rollen projektspezifisch. Verwenden Sie dafür das Formular „Projektorganigramm“.
• Entwerfen Sie einen Meilensteinplan. Treffen Sie sinnvolle Annahmen für die Projekttermine. Als Hilfsmittel verwenden Sie bitte das Formular „Projektmeilensteinplan“.
• Entwerfen Sie einen Kostenplan auf Phasenebene. Treffen Sie sinnvolle Annahmen für die Mengengerüste und Verrechnungspreise. Als Hilfsmittel verwenden Sie bitte das Formular „Projektkostenplan