KI als Projektrolle!? – Konsequenzen für die Projekt­organisation und Projekt­kultur

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Projektmanagement hat aufgrund der erzielbaren Nutzen die Phase des Experimentierens hinter sich gelassen. Bisher wurde der KI-Einsatz in Projekten vor allem „technisch-operativ“ betrachtet: Man beschäftigte sich mit Tools, Prompts, Algorithmen, Compliance-Anforderungen, etc. Es wird aber offensichtlich, dass der KI-Einsatz in Projekten auch Auswirkungen auf die Projektorganisation und die Projektkultur hat. 

Unter dem Titel „KI als Projektrolle!?“ reflektierten wir anlässlich der 2.Session der HAPPYPROJECTS25 im Oktober 2025, wie sich die Rolle der KI in Projekten systemisch verstehen lässt und wie die KI als eigenständige Projektrolle gesehen werden kann.

Use Cases für den KI-Einsatz im Projektmanagement

Projekte sind durch ihre Neuartigkeit, ihren Umfang und ihr Risiko aber auch durch ihre soziale Komplexität und ihre Dynamik charakterisiert. Daraus leiten sich hohe Potenziale von Projekten für Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung durch den KI-Einsatz ab. 

Use Cases für den KI-Einsatz im Projektmanagement können für die Projektmanagement-Teilprozesse, Projekt starten, Projekt controlling, Projekt koordinieren und Projekt abschließen, definiert werden. Exemplarisch sind in der Abbildung 1 Use Cases zum KI-Einsatz beim Projekt starten dargestellt. Sofern im Unternehmen Standardprojektpläne für ausgewählte Projektarten bestehen, sind die Projektpläne mit der KI nicht neu zu erstellen, sondern unter Berücksichtigung der jeweiligen Projektspezifika zu adaptieren.

Der systemische Blick auf den KI-Einsatz in Projekten

Aus systemtheoretischer Sicht produziert die KI Informationen. Anders als bei klassischen Tools, wie z.B. Google, deren Ergebnisse nachvollziehbar sind, entstehen beim Einsatz von ChatGPT, Co-Pilot, etc. zwar anschlussfähige Informationen, die aber nicht nachvollziehbar sind. Die von der KI bereitgestellten Informationen tragen zu den Kommunikationsprozessen in Projekten bei. KI wird dadurch zum Kommunikationspartner, der allerdings anders als Menschen keine eigene soziale Absicht hat. Vorschläge und Entscheidungen werden nicht nur mehr von Menschen sondern auch von der KI gemacht. KI wird zu einem Teil des Systems „Projekt“, mit allen Chancen und Risiken, die das mit sich bringt.

Spannungsfelder des KI-Einsatzes in Projekten

Aus der systemischen Perspektive wird klar: KI bringt nicht nur Lösungen, sondern auch neue Spannungsfelder. Wir müssen z.B. der KI vertrauen, obwohl wir nicht alles verstehen, und gleichzeitig wollen wir kontrollieren. KI verlangt formalisierte Informationen von uns, doch Projekte leben auch von informellen Praktiken. Diese kann man der KI nicht vollständig vermitteln. Dadurch können falsche Schlüsse von der KI gezogen werden. 

Die KI kann uns sicher effizienter machen, aber Resonanz im Team braucht Zeit. Die bereitgestellten Informationen sind zu reflektieren, gemeinsame Sichtweisen sind in der Projektorganisation zu schaffen. Das setzt Vertrauen voraus und adäquate Kommunikationsformate. Und während KI uns durch Bereitstellung von Informationen befähigt, können zugleich auch Kompetenzen verkümmern.

Die Projektorganisation muss daher lernen mit diesen Spannungsfeldern umzugehen.

KI als mögliche Projektrolle

Wenn wir KI als Kommunikationspartner verstehen, müssen wir uns fragen: Welche Rolle kann sie im Projekt spielen? Ist sie eine Projektmanagement-Assistenz, die den/die ProjektmanagerIn an Berichte erinnert, zuarbeitet? Oder ist sie ein Projektteammitglied, das mitdiskutiert, Alternativen aufzeigt, Entscheidungen vorbereitet?

Beide Rollen setzen voraus, dass KI in die Projektkommunikation integriert wird. Spannend ist dabei die Symbolik: Wird die KI im Projektorganigramm sichtbar gemacht? (siehe z.B. Abbildung 2). Das wäre ein kulturelles Statement. Wir sagen damit, dass wir mit der KI kooperieren …

Kulturelle Konsequenzen

Die KI kann nicht nur organisatorische Strukturen von Projekten sondern auch die Projektkultur verändern. Teammeetings mit „KI im Raum“ führen zu neuen Formen des Austauschs, aber auch zu Dialoglücken, wenn menschliche Resonanz durch algorithmische Logik ersetzt wird. Werte, wie Transparenz, Verantwortung und Qualität, werden zentral. In jedem Fall bleibt die Verantwortung menschlich. Diese kann niemals an die KI abgegeben werden. Wir können die KI um Rat fragen, wir können uns inspirieren lassen. Aber die Verantwortung für Entscheidungen durch entsprechende Plausibilitätschecks und für die resultierende Qualität bleibt bei uns. Die Entscheidungsqualität verbessert sich nur bei Akzeptanz der KI-Mitentscheidung in der Projektorganisation.

Ausblick

Noch wissen wir wenig darüber, wie sich Führung verändert, wenn KI „mitführt“. Wie wirken sich algorithmische Empfehlungen auf Vertrauen, Akzeptanz und Projektkultur aus? Wie gehen wir damit um, wenn die KI uns auf eine Projektkrise hinweist, die wir selbst nicht sehen wollen? KI wird in Zukunft nicht nur Aufgaben übernehmen, sondern Beziehungen gestalten. KI ist nicht mehr nur Werkzeug – sie wird zum sozialen Akteur im Projekt.